RIVOLI RAVINTOLAT JA HOTELLIT OY ASIAKASREKISTERI

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen informointiasiakirja Rivoli Ravintolat
ja Hotellit Oy:n asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.

1. Rekisterinpitäjä Rivoli Ravintolat ja Hotellit Oy (0921473-4)

c/o Arol Finance Oy
Sibeliuksenkatu 3
20100 Turku

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jenni Jokilahti
jenni.jokilahti@rivolirestaurants.fi
+358 40 960 4551

3. Rekisterin nimi Rivoli Ravintolat ja Hotellit Oy asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu
kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen
Rivoli Ravintolat ja Hotellit Oy:hyn (rekisterinpitäjän oikeutettu etu).
Asiakkuussuhde syntyy tyypillisesti silloin, kun asiakas varaa tai
käyttää rekisterinpitäjän palveluita, kun asiakas rekisteröityy
rekisterinpitäjän palvelun käyttäjäksi tai kun asiakas tilaa
rekisterinpitäjältä uutiskirjeen. Asiakkuussuhde jatkuu niin kauan,
kun asiakas on rekisteröitynyt käyttäjä. Asiakkuussuhde katsotaan
päättyneeksi, kun asiakas ei ole ostanut tai käyttänyt
rekisterinpitäjän palveluita kolmeen (3) vuoteen.
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja
rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen. Tällä perusteella
käsitellään henkilötietoja, joita asiakkaalta otetaan pöytävarausta
tehtäessä tai ravintolalaskutusta varten.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Asiakasrekisterissä olevien asiakastietojen käyttötarkoituksia
ovat:
– asiakassuhteen hoito ja kehittäminen
– asiakassuhdeviestintä
– asiakkaan tekemien varausten käsittely
– palveluiden myynti ja toteutus
– maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja
perintään liittyvä henkilötietojen käsittely
– rekisterinpitäjän palveluiden markkinointi
– rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen
– asiakkaalta mahdollisia erityisruokavaliotietoja käytetään vain
ruoan valmistukseen ja tarjoiluun

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaista seuraavia henkilötietoja:
– asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero,
osoite, sähköpostiosoite
o Henkilötunnuksen käsittelystä:
 Henkilötunnusta saa käsitellä luotonannossa tai
saatavan perimisessä (mikäli asiakkaalle myydään
palveluita laskulla, pyydetään asiakkaalta
henkilötunnus)
– kansalaisuus
– varauksia koskevat tiedot
– asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset
maksuviivetiedot
– tieto siitä, jos asiakas on kieltänyt käyttämästä tietoja
suoramarkkinointiin
– tieto siitä, jos asiakas on antanut suostumuksen sähköiseen
suoramarkkinointiin (tekstiviesti- tai sähköpostimarkkinointi)
– tiedot palvelujen käytöstä ja ostoista
– asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot (kuten tilaisuutta
tai ravintolan pöytävarausta koskevat erityistoiveet,
esteettömyysasiat)
– mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot
– mahdolliset erityisruokavaliotiedot
o mahdollista erityisruokavaliotietoa käytetään ainoastaan
ruoan valmistukseen ja tarjoiluun
o erityisruokavaliotietoja ei säilytetä kauemmin kuin
käyttötarkoituksen kannalta on tarpeellista

7. Mistä henkilötiedot saadaan

Rekisterinpitäjä saa tietoja asiakasrekisteriin seuraavilta tahoilta:
– rekisteröidyltä itseltään
– palveluiden käytöstä tai ostosten teosta saatavat tiedot
– kolmansilta osapuolilta
o ulkopuolisilta pöytävaraussivustojen ylläpitämiltä
yrityksiltä
 varaussivustoja ylläpitävät yritykset keräävät tietoja
omaa toimintaansa varten ja luovuttavat sopimuksen
nojalla tietoja edelleen rekisterinpitäjälle (kahden
rekisterinpitäjän välinen tietojen luovutus)

8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa viranomaisille näiden lakiin
perustuvien tietopyyntöjen perusteella.

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Asiakasrekisterin tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään
asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden
päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjän
palveluita kolmeen (3) vuoteen. Aika lasketaan sen
kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi
käyttänyt yrityksen palveluita. Tiedot poistetaan asiakkuuden
päätyttyä kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole
olemassa muuta perustetta.
Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin
säilyttää ja käsitellä, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden
käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen
säilytysajassa noudatetaan myös lain edellyttämiä säilytysaikoja,
kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain edellyttämiä tietoja säilytetään
niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.
Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla
tavalla sen jälkeen, kun yrityksen asiakkuus katsotaan
päättyneeksi. Tietoja voidaan kuitenkin tämän jälkeen säilyttää,
jos siihen on olemassa muu peruste.
Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen
sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja
tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua
suoritetuksi, tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on
olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste.
Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka
ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta.
Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia
tarpeettomien tietojen poistamiseksi.
Kun asiakkuussuhde päättyy, asiakkaiden tiedot voidaan siirtää
yrityksen suoramarkkinointirekisteriin sellaisten henkilöiden
kohdalla, jotka eivät ole kieltäneet tietojensa käyttöä
suoramarkkinointiin.

11. Rekisteröidyn oikeuksista

Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään
rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla
6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun
muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja käsitellään myös
rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella
(tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta b alakohta). Tätä
käsittelyperustetta on selostettu tarkemmin tietosuojaselosteen
kohdassa 4.
Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla,
rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
– oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tarkastusoikeus)
– oikeus tietojen oikaisemiseen
– oikeus tietojen poistamiseen
– oikeus käsittelyn rajoittamiseen
– vastustamisoikeus
– oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle
valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä
ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien
oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla
yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän
yhteyshenkilöön.
Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuden
toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tukee tehdä
kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös
esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.
Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä
tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.
Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn
oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle
itselleen rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä
toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä
voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä
virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla
tavalla.